Tutti i pro e contro del lavoro da casa e consigli pratici per rendere il lavoro sempre più “smart”

Smartworking: origini e modalità

Partiamo dal capire le origini e la diffusione.

Un predecessore dello smartworking fu il telelavoro, nato negli Stati Uniti e poi introdotto negli anni ‘80 anche in Italia, ma con la Legge di Stabilità del 2012 e la legge n 81/2017 è diventata una vera e propria filosofia di lavoro che consente ai lavoratori dipendenti di effettuare la propria prestazione anche da remoto, all’esterno dei luoghi di lavoro aziendali, in modalità totalmente libera.

Non si tratta solo di un modo di lavorare, sta diventando una vera e propria filosofia e cultura aziendale. Infatti la modalità di lavoro agile richiede una trasformazione dell’organizzazione del lavoro, in cui si richiede collaborazione, responsabilizzazione, autonomia e piena fiducia tra i componenti del team.

C’è da dire che, mai come oggi, con il decreto legge per fronteggiare l’emergenza Covid19,  il lavoro a distanza è il miglior alleato per le PMI. Infatti, nella maggior parte dei casi, le aziende possono continuare la propria attività lavorativa anche al di fuori dei locali aziendali.

Pro e contro dello smartworking

Elenchiamo per prima cosa tutti i vantaggi dello smart working. 

Divideremo in due categorie: Benefici per l’azienda e benefici per i lavoratori.

Azienda

  • Produttività: se l’azienda è ben strutturata ed organizzata la produttività non ne risentirà affatto, anzi. Infatti è dimostrato che i lavoratori, grazie ad una modalità di lavoro più “libera” ed autonoma, sono molto più produttivi. A testimonianza di questo l’osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano segnala un aumento di produttività del 15% per le aziende che si sono attivate per la modalità di lavoro da remoto.
  • Rispario: ovviamente applicando questa modalità al 100% si ha una riduzione dei costi strutturali e aziendali. 
  • Collaborazione: lo svolgimento delle prestazioni lavorative può essere molto più innovativo, collaborativo e proficuo. Quando il benessere dei lavoratori viene messo in primo piano, si crea un ambiente sano nel quale lavorare in modo sereno. Di questo ne beneficia ovviamente anche l’azienda.

Smart Worker 

  • Work-life balance: cioè un equilibrio tra la propria vita lavorativa e il proprio lavoro. Anche in questo caso, avendo la libertà di poter lavorare a casa o in spazi creativi propri, il lavoratore è probabile che sarà più produttivo
  • Collaborazione con i propri colleghi: essendo più flessibile e autonomo il lavoro, i team di un’azienda sono più proiettati a coordinarsi con gli altri colleghi e al tempo stesso organizzarsi il proprio lavoro. Si crea così un ambiente più sereno in cui è piacevole farne parte.
  • Zero sprechi di tempo e risparmio: gli smartworker sono liberi di disporre del proprio tempo e ne guadagnano in salute. Ovviamente da considerare anche il risparmio economico, con una riduzione delle spese di trasporti, benzina o pasti fuori.
  • Soddisfazione personale e buon umore: se il lavoro in modalità agile è ben impostato, tutti i componenti del team sono allineati sugli obiettivi da raggiungere. La responsabilità del lavoratore starà nell’ottimizzare le sue ore e le sue risorse al raggiungimento di tali obiettivi, ciò ne consegue una maggior soddisfazione personale verso i successi raggiunti.

Se anche tu, come noi, sei in modalità “smarworking” ma non sei pienamente soddisfatto. Probabilmente è perchè l’azienda non ha attivato la metodologia più giusta di organizzazione del lavoro.

Ci sentiamo di poterti dare i nostri migliori suggerimenti per agevolarti nel lavoro e rendere lo smart working una filosofia di lavoro da adottare, anche in piccola parte.
I primi passi sono:

  • Strumenti: è fondamentale dotarsi di strumenti in cloud, ovvero accessibili anche di fuori dell’azienda e sempre a portata di mano di tutto il team. Quali
    • Gestionale  ERP
    • CRM Hubspot
    • Google Drive
    • Archiviazione su cloud
  • Fissare obiettivi raggiungibili da tutto il team: è bene soffermarsi su obiettivi chiari e condivisi. Gli obiettivi devono essere S.M.A.R.T
      • S = Specific (Specifico)
      • M = Measurable (Misurabile)
      • A = Achievable (Raggiungibile)
      • R = Realistic (Realistico)
      • T = Time-Based (Temporizzabile)

Fissare obiettivi concreti e raggiungibili sarà il primo importante passo per raggiungere tutti i traguardi sperati.

 

  • Organizzare il lavoro da remoto: ciò si traduce in una chiamata al giorno alla mattina per allineare il team sui lavori da concludere, ma soprattutto fissare piccole call diurne su avanzamento lavori. I Primi giorni le call di allineamento saranno sempre molto frequenti ma una volta trovata la giusta modalità di condivisione, saranno sempre meno ma più proficue. Ricorda che è importante che i team siano lasciati liberi di lavorare in tranquillità e in autonomia.
  • Coordinamento e condivisione tra i vari team: in questo contesto è fondamentale uno strumento unico in cui tutti i componenti del team possono aggiornare gli altri sull’avanzamento e al contempo informare il Team leader sui risultati raggiunti. Questo si può tradurre in un Datasheet su Google Drive o meglio ancora un ERP in cloud.
  • Organizzare meeting produttive: gli incontri sono sempre più online attraverso piattaforme che consentono, call, videocall, permettendo anche la condivisione dello schermo. Per fare delle video call efficaci è però fondamentale: 
    • preparare sempre prima di ogni meeting una presentazione di ciò che si vuole esporre, poche e semplici slide.
    • affrontare i punti essenziali per evitare che durante la call si perda l’attenzione del nostro pubblico.
    • non fare durare la call più di 45 minuti. Settarsi un tempo è fondamentale all’obiettivo di massima efficienza.
    • utilizzare piattaforme che ogni persona invitata possa con facilità utilizzare: ti sembra una banalità ma usare strumenti di video call che non sempre funzionano o per qualcuno risultano complessi, può farti partire con il piede sbagliato. I migliori in questo caso sono: Zoom, Cisco Webex Meeting e Skype.